Trabajar muchas horas no siempre significa ganar más.
Podés pasar todo el día respondiendo mensajes, haciendo presupuestos, comprando materiales, organizando pedidos, publicando en redes sociales y resolviendo problemas. Sin embargo, cuando llega el momento de calcular tus precios, probablemente solo contás las horas que tardaste en fabricar el producto o prestar el servicio.
Ahí aparece uno de los errores más comunes en los emprendimientos: olvidarse de cobrar las horas no facturables.
Esas horas no desaparecen. Alguien tiene que pagarlas.
Y cuando no están incluidas en tus precios, las terminás pagando vos con tu tiempo, tu cansancio y tu rentabilidad.
En este artículo vas a aprender qué son las horas no facturables, cómo se clasifican, cómo convertirlas en dinero y de qué manera incorporarlas correctamente en los costos de tu emprendimiento.
¿Qué son las horas no facturables?
Las horas no facturables son todas las horas que trabajás para mantener funcionando tu emprendimiento, pero que no podés cobrar directamente dentro de una venta.
Por ejemplo:
Responder mensajes de posibles clientes.
Preparar presupuestos.
Publicar contenido en redes sociales.
Comprar materiales.
Ordenar el espacio de trabajo.
Actualizar precios.
Hacer facturas.
Controlar pagos.
Organizar el stock.
Resolver reclamos.
Hablar con proveedores.
Capacitarte.
Llevar la administración del negocio.
Todas estas tareas forman parte de tu trabajo.
El problema es que muchas emprendedoras consideran que solamente están trabajando cuando están fabricando, produciendo o atendiendo directamente a un cliente.
Pero un emprendimiento no funciona solamente gracias a las horas de producción. También necesita administración, ventas, organización y seguimiento.
Diferencia entre horas facturables y no facturables
Las horas facturables son aquellas que pueden relacionarse directamente con un producto, pedido o servicio.
Por ejemplo, una persona que fabrica cuadernos personalizados puede dedicar:
40 minutos a diseñar la tapa.
30 minutos a imprimir.
60 minutos a cortar y encuadernar.
20 minutos a empaquetar.
Esas horas forman parte del costo directo del pedido.
En cambio, también puede dedicar:
30 minutos a responder consultas.
20 minutos a preparar un presupuesto.
40 minutos a comprar insumos.
60 minutos a organizar pedidos.
30 minutos a actualizar sus publicaciones.
Esas tareas también son trabajo, pero no siempre pueden asignarse a una sola venta.
Por eso se consideran horas no facturables o indirectas.
¿Las horas no facturables son costos fijos o gastos operativos?
La respuesta depende del tipo de tarea.
No todas las horas no facturables deberían tratarse de la misma manera.
Para calcularlas correctamente, conviene separarlas en tres grupos.
1. Horas estructurales del negocio
Son las horas que necesitás trabajar aunque tengas pocas ventas.
Por ejemplo:
Administración.
Control de pagos.
Organización del stock.
Limpieza del espacio de trabajo.
Actualización de costos.
Planificación.
Mantenimiento de herramientas.
Reuniones con el contador.
Estas horas pueden considerarse parte de los costos fijos del emprendimiento, porque existen todos los meses y permiten sostener la estructura del negocio.
No significa que trabajes exactamente la misma cantidad de horas cada mes. Significa que son tareas necesarias para mantener el emprendimiento en funcionamiento.
2. Horas comerciales y operativas
Son las horas que aumentan cuando aumenta la cantidad de consultas, pedidos o clientes.
Por ejemplo:
Responder mensajes.
Hacer presupuestos.
Realizar seguimientos.
Coordinar entregas.
Gestionar cambios.
Atender consultas posteriores a la compra.
Publicar contenido para vender.
Preparar promociones.
Estas horas suelen considerarse gastos operativos.
No están vinculadas directamente con la fabricación de un producto, pero sí con el proceso de conseguir clientes, vender y entregar.
También pueden llamarse costos indirectos o costos de operación.
3. Horas directamente relacionadas con un pedido
Hay tareas que parecen administrativas, pero en realidad pertenecen a una venta específica.
Por ejemplo:
Comprar materiales especiales para ese pedido.
Diseñar una propuesta personalizada.
Preparar un archivo específico.
Empaquetar ese producto.
Coordinar una entrega puntual.
Trasladarse para realizar el servicio.
Instalar, retirar o hacer ajustes.
Estas horas deberían incluirse directamente dentro del costo del pedido.
Si el pedido no existiera, esas horas tampoco existirían.
Por lo tanto, no deberían repartirse entre todas las ventas del mes.
Ejemplo práctico: emprendimiento de pastelería
Supongamos que una emprendedora vende tortas y productos de pastelería.
Para preparar una torta dedica:
2 horas a cocinar.
1 hora a decorar.
30 minutos a empaquetar.
En total, trabaja 3 horas y 30 minutos directamente sobre el pedido.
Pero también dedica:
20 minutos a responder al cliente.
30 minutos a diseñar la propuesta.
40 minutos a comprar ingredientes especiales.
20 minutos a coordinar la entrega.
Estas tareas están relacionadas con esa torta, por lo tanto, también deberían incluirse dentro de su costo.
Además, durante el mes dedica tiempo a:
Publicar en Instagram.
Actualizar precios.
Revisar pagos.
Ordenar la cocina.
Hablar con proveedores.
Preparar promociones.
Estas últimas horas no pertenecen a una torta específica. Por eso deben distribuirse entre las ventas del mes.
Ejemplo práctico: emprendimiento de ropa
Imaginemos una emprendedora que fabrica prendas.
Para confeccionar una camisa tarda:
30 minutos en cortar.
90 minutos en coser.
20 minutos en planchar y revisar.
10 minutos en empaquetar.
El tiempo directo de producción es de 2 horas y 30 minutos.
Sin embargo, también trabaja en:
Buscar telas.
Responder consultas sobre talles.
Preparar presupuestos.
Fotografiar productos.
Publicar en redes.
Gestionar cambios.
Organizar pedidos.
Si solo cobra las 2 horas y 30 minutos de confección, una parte importante de su trabajo queda sin pagar.
Por eso necesita incorporar las horas indirectas dentro de su estructura de costos.
Cómo calcular las horas no facturables
El primer paso es registrar todas las tareas que realizás durante una semana normal.
No hace falta usar un sistema complicado.
Podés anotar durante siete días:
Qué tarea realizaste.
Cuánto tiempo te llevó.
Si estaba relacionada con un pedido.
Si era una tarea general del negocio.
Por ejemplo:
| Tarea | Tiempo | Clasificación |
|---|---|---|
| Fabricar un producto | 2 horas | Hora facturable |
| Responder consultas | 1 hora | Hora comercial |
| Actualizar precios | 40 minutos | Hora estructural |
| Empaquetar un pedido | 20 minutos | Costo directo |
| Publicar contenido | 1 hora | Gasto operativo |
| Ordenar el taller | 30 minutos | Costo fijo |
Después de registrar una semana, podés estimar cuántas horas de cada tipo trabajás por mes.
Cómo convertir las horas no facturables en dinero
Para convertir esas horas en dinero necesitás conocer el valor de tu hora de trabajo.
Supongamos que querés ganar $1.200.000 por mes y que trabajás 120 horas mensuales.
Si dividieras tu sueldo entre todas tus horas, el valor sería:
$1.200.000 ÷ 120 horas = $10.000 por hora
Pero hay un problema.
Tal vez de esas 120 horas solamente 75 horas pueden cobrarse directamente a clientes. Las otras 45 horas se utilizan para administración, ventas y organización.
Entonces, para alcanzar tu objetivo de sueldo, las 75 horas facturables deberían cubrir el valor económico de las 120 horas trabajadas.
El cálculo sería:
$1.200.000 ÷ 75 horas facturables = $16.000 por hora facturable
Eso significa que cada hora que vendés debería valer al menos $16.000 para cubrir también el tiempo que dedicás a tareas indirectas.
No estás cobrando de más.
Estás cobrando todo el trabajo necesario para que el negocio funcione.
Otra forma de calcularlas: incluirlas como gasto mensual
También podés calcular el valor mensual de las horas no facturables y sumarlo a los gastos del negocio.
Supongamos que:
El valor de tu hora es $10.000.
Trabajás 30 horas mensuales en tareas administrativas y comerciales.
El costo mensual de esas horas sería:
30 horas × $10.000 = $300.000
Ese monto puede incorporarse dentro de los costos fijos o gastos operativos del mes.
Después, la calculadora deberá distribuirlo entre los productos, servicios o ventas.
Este método puede ser útil cuando las horas no facturables cambian según el volumen de trabajo.
¿Qué método conviene usar?
Existen dos métodos principales.
Método 1: calcular el valor sobre las horas facturables
Consiste en dividir el sueldo deseado entre las horas que realmente podés vender.
Este método es sencillo y ayuda a determinar un valor de hora más realista.
Es especialmente útil para profesionales, prestadores de servicios y emprendimientos donde el tiempo tiene mucho peso dentro del precio.
Método 2: cargar las horas indirectas como costo operativo
Consiste en calcular cuántas horas administrativas, comerciales y organizativas trabajás por mes, convertirlas en dinero y agregarlas a los gastos del negocio.
Este método es útil cuando:
Las horas indirectas varían según la cantidad de pedidos.
Querés conocer con mayor detalle dónde se va tu tiempo.
Necesitás analizar la eficiencia del negocio.
Tenés diferentes productos o servicios.
Trabajás con otras personas.
En muchos casos, lo más recomendable es combinar ambos métodos sin duplicar costos.
Por ejemplo:
Las horas directamente asociadas a un pedido se cargan en ese pedido.
Las horas estructurales se consideran costos fijos.
Las horas comerciales se registran como gastos operativos.
El valor de la hora se calcula teniendo en cuenta cuántas horas realmente pueden venderse.
Cuidado con contar las mismas horas dos veces
Uno de los errores más comunes es duplicar los costos.
Por ejemplo, una emprendedora puede aumentar el valor de su hora para cubrir las horas administrativas y, además, agregar todas esas horas nuevamente dentro de los gastos mensuales.
Eso haría que el mismo costo se cobre dos veces.
Para evitarlo, necesitás elegir un criterio claro.
Podés hacer lo siguiente:
Cargar las horas de cada pedido como costo directo.
Cargar las horas generales como gasto mensual.
Calcular el sueldo sobre todas las horas trabajadas.
O bien:
Cargar las horas de cada pedido como costo directo.
No agregar las horas generales como gasto separado.
Calcular el valor de la hora únicamente sobre las horas facturables.
Ambos sistemas pueden funcionar.
Lo importante es no mezclar los métodos sin control.
¿Qué pasa si las horas no facturables aumentan cuando aumentan las ventas?
Esto es completamente normal.
Cuando un emprendimiento vende más, también aparecen más mensajes, más coordinación, más facturación, más compras y más tareas administrativas.
Por eso no todas las horas no facturables son realmente fijas.
Algunas son variables o semivariables.
Una forma sencilla de resolverlo es calcular un promedio.
Por ejemplo:
Con hasta 20 pedidos mensuales, dedicás 15 horas a gestión.
Con entre 21 y 40 pedidos, dedicás 25 horas.
Con más de 40 pedidos, dedicás 40 horas.
Esto permite ajustar el costo operativo según el volumen real del negocio.
También podés calcular el tiempo promedio por pedido.
Por ejemplo:
Responder y coordinar cada pedido lleva 15 minutos.
Preparar el comprobante y registrar el pago lleva 10 minutos.
Organizar la entrega lleva 10 minutos.
En total, cada pedido genera 35 minutos de trabajo indirecto.
Ese tiempo puede incorporarse como un costo operativo por venta.
¿Las horas de crear contenido se incluyen en los precios?
Sí.
Crear contenido, sacar fotos, editar videos, responder comentarios y preparar promociones son actividades comerciales.
No forman parte de la producción, pero ayudan a conseguir clientes.
Por lo tanto, pueden considerarse gastos operativos o costos comerciales.
Si necesitás publicar contenido para vender, ese tiempo forma parte del costo de mantener activo tu canal de ventas.
Lo mismo ocurre con:
Publicidad.
Diseño gráfico.
Email marketing.
Atención por WhatsApp.
Gestión de redes sociales.
Plataformas de venta.
¿Las horas de capacitación se consideran un costo?
Depende del tipo de capacitación.
Si es una capacitación necesaria para trabajar mejor, utilizar una herramienta o cumplir con una obligación del negocio, puede considerarse un costo estructural.
Si se trata de una formación extensa que busca desarrollar una nueva unidad de negocio, puede considerarse una inversión.
Por ejemplo:
Aprender a usar un nuevo sistema de facturación: costo operativo.
Realizar una capacitación para mejorar un producto actual: costo del negocio.
Estudiar durante seis meses para ofrecer un servicio completamente nuevo: inversión.
No hace falta que la clasificación sea perfecta desde el primer día.
Lo importante es que ese tiempo no desaparezca de tus números.
El error de pensar que solo se cobra la producción
Muchas emprendedoras calculan sus precios así:
Materiales + horas de fabricación + ganancia
Ese cálculo parece correcto, pero suele dejar afuera una gran parte del negocio.
Un precio completo debería contemplar:
Materiales.
Tiempo directo.
Tiempo indirecto.
Gastos fijos.
Gastos operativos.
Comisiones.
Impuestos.
Desperdicios.
Reposición de herramientas.
Ganancia.
La ganancia no debería utilizarse para pagar tareas olvidadas.
La ganancia es lo que queda después de cubrir todos los costos.
Cómo saber si estás cobrando tus horas no facturables
Podés hacerte estas preguntas:
¿Mi precio contempla el tiempo que dedico a responder consultas?
¿Estoy cobrando el tiempo de comprar materiales?
¿Incluyo el tiempo de preparar presupuestos?
¿Mi valor de hora considera que no todas mis horas se pueden vender?
¿Registro el tiempo que dedico a administración?
¿Estoy cobrando el tiempo de empaquetado y coordinación?
¿Mis gastos mensuales incluyen mi propio trabajo operativo?
Si la mayoría de las respuestas es no, probablemente tus precios estén absorbiendo menos trabajo del que realmente realizás.
Cómo puede ayudarte una calculadora de costos
Calcular todos estos conceptos de forma manual puede resultar confuso.
Especialmente cuando tenés que combinar:
Costos fijos.
Materiales.
Horas de trabajo.
Gastos operativos.
Impuestos.
Comisiones.
Margen de ganancia.
Una calculadora de costos para emprendedores permite ordenar esta información y evitar que tus precios dependan solamente de la intuición o de lo que cobra la competencia.
La Calculadora Emprendedora está pensada para ayudarte a conocer cuánto vale tu tiempo, cuánto cuesta mantener tu negocio y cuánto necesitás vender para alcanzar tus objetivos.
Porque cobrar correctamente no significa poner un precio más alto porque sí.
Significa dejar de regalar las horas que nadie ve.
Preguntas frecuentes sobre las horas no facturables
¿Qué son las horas no facturables?
Son las horas trabajadas que no pueden cobrarse directamente dentro de un producto o servicio, como administración, atención al cliente, presupuestos, organización y marketing.
¿Las horas no facturables deben incluirse en los precios?
Sí. Si no se incluyen, el emprendimiento trabaja horas que no recupera económicamente y pierde rentabilidad.
¿Las horas administrativas son costos fijos?
Pueden considerarse costos fijos cuando se realizan todos los meses y son necesarias para sostener el negocio.
¿Las horas de atención al cliente son gastos operativos?
Generalmente sí, porque suelen aumentar según la cantidad de consultas, ventas y pedidos.
¿Cómo calculo el costo de una hora no facturable?
Multiplicá la cantidad de horas indirectas por el valor de tu hora de trabajo.
¿Las horas de redes sociales deben cobrarse?
Sí. Son parte del trabajo comercial necesario para atraer clientes y generar ventas.
¿Cómo evito cobrar dos veces las horas indirectas?
Elegí un solo método: incluirlas como gasto mensual o calcular el valor de tu hora sobre las horas facturables. No las agregues completas en ambos lugares.
Conclusión
Las horas no facturables no son horas perdidas.
Son horas reales de trabajo que permiten que tu emprendimiento venda, se organice y funcione.
El problema aparece cuando no las registrás, no las calculás y no las incluís dentro de tus precios.
Podés clasificarlas como costos fijos, gastos operativos o costos directos según el tipo de tarea.
Lo importante es que dejen de ser invisibles.
Porque cuando un negocio no paga todas las horas que necesita para funcionar, no es rentable: solamente está siendo sostenido por el trabajo gratuito de su dueña.